Abstract Stip-HF-meeting 20.09.2017

Present:
Magnus Halsnes (leader)
Line Grønstad (secretary)
Francis Oloko
Marta Sánchez Salvà

Stip-HF received the report for hearing: Rapport om fremtidig organisering og kvalitetssikring av forskerutdanningen ved UiB. The main point of the report is that the phd programme is suggested changed from one covering the whole of the university to faculty based phd programmes.

Stip-HF are positive towards such a formal change, and Magnus and Line will write a response covering the views of Stip-HF.

Attempts are made to create an interest organisation for all phds/post-docs and similar positions at UiB, and Stip-HF has been asked to spread the news at our faculty. Information can be found here: https://www.facebook.com/groups/116433559065620/?ref=bookmarks
Stip-HF by Magnus, will send out information.

Uncertainty regarding factors for teaching across faculties. We have received responses from SV, Matnat and psychology department. We need to contact Law, Medicine and Art as well.
Marta will contact faculties, and summon responses in report to be sent back to the faculties for comments and further clarifications.

At Faculty of humanities at NTNU they have scholarships to apply for in order to get back on track after longer sick breaks/maternity leaves (6 months or more). Scholarship covers an extra month of pay. This is a good idea that Stip-HF will look into further.
Line contacts Guro Busterud who has worked with the suggestion in Trondheim to hear how it goes, and further arguments used pro/con the suggestion.

Changes need to be done at Stip-HF. Line retires as secretary due to other obligations, but carries on as ordinary member. Marta is constituted as new secretary.

Dean lunch – Magnus asks Dean about suitable times for sharing lunch with Stip-HF

Survey on supervision (and more) has been delayed. It should be sent out in October.
Magnus is in charge.

 

Abstract Stip-HF-meeting 11.05.2017

Present:
Magnus Halsnes (leader)
Francis Oloko
Christina Videbech
Line Grønstad (secretary)

Juliane Marie-Therese Tiemann (non-member)

Tiemann has shown interest in the work of Stip-HF, and were invited to the meeting to learn more about it. Currently Stip-HF has six members, which is the maximum limit. However, if someone has to quit, Stip-HF may include new members. If not, members are elected at an annual general meeting for one year at a time, usually in the beginning of the year.

Uncertainty regarding factors for teaching across faculties. Line will contact the faculties to get the factors used.

Survey about supervising. Need to send out new survey. Ideally before summer. Will use the last one, with added questions to include the new mentor system for teaching. Also adjust questions on co-supervising. Magnus will make new survey, and distribute amongst the rest of Stip-HF before sending out before summer.

Faculty board upcoming election. Needs group B-representative (amongst others) to vote for. Magnus is thinking about running. Stip-HF need close contact with group B-representative.

Abstract STIP-HF 16.3.2017

Present: Magnus Halsnes, Line Førre Grønstad, Francis Badiang Oloko, Christina Videbech, Marta Sánchez Salvà.
Dinara Podgornova could not come.

Constitution meeting.

Magnus Halsnes was reelected as leader. Line Grønstad was elected as secretary.

Annual report, 2016


Annual report, 2016
, PhD committee at the Faculty of Humanities (Stip-HF)

Stip-HF has had the following members in 2016: Magnus Halsnes (AHKR, leader) Sara Kohne (AHKR, secretary), Terje Breigutu Moseng (AHKR), Guro Sandnes (IF), Jan Jacob Hoffmann (IF) and Nazuki Kobayashi (IF). Benedikte Fjellanger Vardøy (IF) acted as Kobayashi’s deputy during the spring semester.

2016 has been a more quiet year for Stip-HF than the preceding years of 2014 and 2015. There have been fewer issues relevant for PhD candidates at the faculty. The faculty and departments have in addition been mainly preoccupied with the implementation of HF2018. In order for us to follow up relevant issues we have maintained contact between the Group B representatives of the Faculty board and the University Board.

Stip-HF took part in planning and arranging the Introduction Seminar for new PhD Candidates at the faculty in 2016 and are currently on the planning committee for the 2017 seminar. We have had two informal lunches with the Dean and the Vice Dean of Research and Communication, where we have discussed different issues relevant to PhD candidates. Some of the main and recurring topics have been courses in transferable skills, the mentor supervision of PhD candidates in lecturing that was introduced this year and administrative duties for PhD candidates. Members of Stip-HF have also helped to fill vacant positions in various governing and advisory bodies at the faculty when these bodies have had difficulties finding group B representatives.

Stip-HF has also arranged some social meetings for the PhD candidates, like the biannual lunches at the end of each semester and a monthly payday beer. As always, there are room for improvement, especially regarding the social and political integration of non-Norwegian speaking PhD candidates.

Bergen, February 2, 2017
Stip-HF

(Stip-HF annual report 2016, PDF)

Referat fra møtet med Dekanatet 11.januar 2017

Til stede: Magnus, Terje og Sara

I samtalen med dekanatet var blant annet forskerskoler, opplæringsdelen i forskerutdanningen med fokus på overførbare ferdigheter, tverrfaglige/tverrfakultære møtepunkter og mentorordningen sentrale temaer.

Ved UiB finnes det per i dag ett ph.d.-program, men dette vil bli endret slik at det vil komme flere ph.d.-program etter hvert. Prodekanen for forskning og formidling (Einar Thomassen) informerte oss innledende om at dette vil føre til at flere sentrale ansvarsområder knyttet til forskerutdanningen ved HF, vil bli flyttet over til Forskningsadministrativ avdeling (FA). Dermed kommer ikke nødvendigvis lenger dekanatet ved HF til å være hovedkontakten for oss. Ansvaret overfor forskerutdanningen ved HF blir med andre ord desentralisert (eller om man vil mer sentralisert i forhold til UiB-sentral). For Stip-HF vil det da bli viktig å følge med på forholdet mellom FA og det nye dekanatet som kommer til høsten.

Videre snakket vi om utvalg av kurs i overførbare ferdigheter. Dekanene fortalte oss at de er i gang med å pushe på å få opprettet et kurs i prosjektledelse som skal være tiltalende for både doktorander og postdoktorander. Vi får håpe at deres (og vårt) ønske snart vil bli hørt av de overordnete instanser.

Så minnet vi dekanatet på å følge opp mentorordningen (les mer om denne ordningen her) og hvordan den faktisk blir tatt i bruk på de ulike instituttene og sentrene. Dekanatet hadde dessverre lite oversikt over hvordan innføringen av denne gikk, noe som kan ha noe å gjøre med at ansvaret på ordningen er lagt på instituttnivå. Stip-HF planlegger av den grunnen å gjennomføre en ny undersøkelse som blant annet vil gå ut på hvor fornøyd stipendiater (som underviser) er med denne ordningen, men også om stipendiatene (generelt) føler at de er innlemmet i fagmiljøene sine, eller ikke. Dekanatet er veldig interessert i slike undersøkelser og vil gjerne ha flere. Undersøkelsene hjelper oss i den grad at vi slipper å «gjette» på hva stipendiatene mener om enkelte punkt.

Med tanke på at det finnes et tilsynelatende lite utvalg av lokalbaserte forskerskoler ved HF, spurte vi dem videre om det i denne sammenhengen finnes planer om å utvide tilbudet. Dekanene benektet dette, og henviste isteden til mangfoldet av relevante nasjonale forskerskoler for HF stipendiater, men påpekte at de fremover vil jobbe mer med å synliggjøre deres tilbud på en bedre måte.

Pliktarbeidsavtalen/planen og diskrepansen som kan oppstå når for eksempel fagkoordinator og stipendiat har ulike forståelser av, eller kunnskap om, hvordan denne planen brukes, var temaet vi avsluttet lunsjen med. Dekanen var enig i at det i denne forbindelse fort kan oppstår uheldige situasjoner, men mente også at denne problematikken nok hører hjemme på instituttnivå, som da, hvis det skulle oppstå en konkret sak, burde forbedre kommunikasjonsflyten blant de ansvarlige ansatte.

 

Referat fra møte i Stip-HF den 28.september 2016

Under semesterets første Stip-HF samling var Magnus, Terje og Guro til stede og diskuterte følgende sak:

Undervisning og pliktarbeid

  • Følge opp spørsmål med tanke på forskjellsbehandling om faktorer og forberedning til undervisning.
  • Mentorordningen er i gang og vi vurderer å gjennomføre en undersøkelse blant stipendiatene i neste år for å se om og hvordan den blir tatt i bruk.
  • Ønsker videre å finne ut: Hvordan undervisning blir planlagt ved HF og mellom intituttene, med tanke på stipendiatene. Hvordan er forholdet mellom nye emner og forberedelsestimer (finnes det en forskjell her?).

Dekanatlunsj

  • Planlegger å møte dekanatet i begynnelsen av november

Sosiale arrangement

  • Vil videre invitere til lønningspils en gang i måneden: foreløpige neste datoer er 21.oktober og 18.november
  • Planlegging av en juleavslutning med quiz i begynnelsen av desembe

Referat fra møtet i Stip-HF 03.02.2016

Tilstede: Terje Breigutu Moseng, Magnus Halsnes, Guro Sandnes, Sara Kohne, Nazuki Kobayashi og Jan Jacob Hoffmann

  1. Stip-HF organiserte det nye styret.                                                                                                     Magnus ble valgt som leder og Sara som ble valgt som sekretær.
  2. Sara informerte om rutiner og ansvarsfordelingen i styret. Ansvarsområder i det nye styret er som følge:
  • Lønningspils: Terje
  • Sosiale arrangement på slutten og i løpet av semesteret: alle medlemmer
  • Hjemmeside og epost-listen (lukket for andre enn medlemmene): Magnus og Sara
  • Saker som gjelder forskerutdanningen ved fakultetet: Jacob
  • Økonomi: Jacob og Nazuki
  1. Sara orienterte kort om rutiner omkring dekanlunsjene.

4. Oppfølging av veiledningsfora for veiledere ved de ulike Institutt/Senter: Hva skjer når    veilederen ikke følger premissene som veiledning stiller? Veilederforum er et tiltak som skal forbedre veilederforholdene og kan arrangeres av forskerkoordinatorene ved hvert institutt. Det er blant annet ment å gi veiledere mulighet til å kunne reflektere over og revidere sine veilederkunnskaper og dette ved å utveksle tanker og eventuelt hente inspirasjon fra andre veiledere. Jacob vil ta opp saken på FFU og anbefale oppfølging/etablering av flere veiledningsfora ved fakultetet. I forbindelse med denne saken diskuterte vi idéen om å anbefale ph.d-kandidater til å føre logg av sine veiledningsseanser.

5. Kontakt med den nasjonale stipendiatorganisasjon SiN. UiB er ikke tilknyttet SiN og Stip-HF er for tiden det eneste uavhengige og lokale organ ved universitetet. Vi diskuterte behovene for om vi burde knytte oss til SiN.

6. Under eventuelt tok vi opp forslaget til Terje om å opprette et lokalt skrivekurs eller -seminar for ph.d.-kandidater. Terje vil snart ta kontakt med Akademisk skrivesenter for å høre om de har kapasitet og eventuelt idéer for et slik oppsett.

I tillegg vil vi motivere instituttene til å innføre en rutine om å gi en kort oppmerksomhet for hver levert avhandling.

Allmøte og valg i Stip-HF 27.01.2016

Onsdag den 27.01 ble det gjennomført allmøte og valg av det nye styret i Stip-HF.

Sara Kohne la frem Stip-HFs årsmelding for 2015.

Det var seks kandidater som stilte til seks plasser og medlemmene i det nye styret er nå: Magnus Halsnes (AHKR), Terje Breigutu Moseng (AHKR), Guro Sandnes (IF), Jan Jacob Hoffmann (IF), Sara Kohne (AHKR) og Nazuki Kobayashi (IF) obs! Frem til sommeren stiller Benedikte Fjellanger Vardøy som varamedlem for Nazuki.

Vi takker alle medlemmene som har gått av og ønsker det nye styret lykke til!

En sak som ble foreslått og som det nye Stip-HF vil jobbe med videre er etablering  og oppfølging av veilederfora ved fakultetets ulike institutt.